Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
1. Vertragsbedingungen
1.1. Geltungsbereich
Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen ("Allgemeine Geschäftsbedingungen" oder "AGB") der PSYFILE Schweiz AG (des „Anbieters“) sind integrierender Bestandteil sämtlicher Vertragsbeziehungen zwischen dem Anbieter und dem Kunden („Kunde“). Diese AGB finden uneingeschränkt Anwendung, sofern die Parteien nicht explizit schriftlich abweichende Regelungen vereinbart haben. Allgemeine Geschäfts- oder andere Vertragsbedingungen des Kunden sind ausgeschlossen. Der Kunde akzeptiert mit der Registrierung bei PsyFile und/oder dem Abschluss eines Abonnements und/oder einer Nutzung der Dienste von PsyFile die nachfolgenden AGB. In der Abonnementbestätigung und/oder in der Zustellung von Zugangsdaten weist PsyFile ausdrücklich darauf hin, dass die AGB vereinbart sind und sie Bestandteil des Auftrages bilden.
Der Anbieter behält sich das Recht vor, diese AGB jederzeit zu ändern. Die geänderten AGB treten mit der Veröffentlichung auf der Webseite in Kraft. Der Anbieter wird alle angemessenen Anstrengungen unternehmen, um dem Kunden die geänderten AGB per E-Mail zuzusenden oder ihn auf der Webseite darauf hinzuweisen.
Der Anbieter erbringt für seine Kunden SaaS-Dienstleistungen (Software-as-a-Service) über das Medium Internet im Bereich Praxis-Administration mit Software für Psychotherapie und Psychiatrie. Gegenstand des Vertrages ist die Überlassung von Software des Anbieters zur Nutzung über das Internet sowie die Speicherung von Daten des Kunden (Daten-Hosting).
1.2. Bedingungen Dritter
Bei der Beanspruchung des SaaS-Dienstes oder bestimmter Zusatzdienste nimmt der Kunde zur Kenntnis und akzeptiert, dass auch die Nutzungs-, Lizenz- oder Geschäftsbedingungen von Drittanbietern (MediData, SSL-Zertifizierungen, Software-Hersteller, Daten-Hoster, E-Mailing-Tools) Gültigkeit haben. Drittleistungen sind keine Leistungen des Anbieters und der Anbieter ist nicht für diese verantwortlich.
1.3. Laufzeit und Kündigung
Das Vertragsverhältnis beginnt mit der Anmeldung und/oder Registrierung durch den Kunden. PsyFile behält sich das Recht vor, ein Abonnement ohne Begründung abzulehnen respektive ohne Zahlungseingang nach zwei Monaten als erloschen zu betrachten.
Abonnemente werden auf unbestimmte Zeit abgeschlossen und können von beiden Parteien unter Einhaltung einer einmonatigen Kündigungsfrist jeweils per Ende Monat gekündigt werden. Die Mindestlaufzeit nach Vertragsabschluss beträgt sechs Monate (mit Ausnahme definierter und entsprechend gekennzeichneter Probe-Abonnemente).
Für die Begleichung der Abonnementskosten stehen zwei Zahlungsmodi zur Verfügung welche sich durch den Preis unterscheiden: monatliche oder jährliche Rechnungsstellungen. Die Rechnungsstellung erfolgt jeweils im Voraus.
Form der Kündigung: Die Kündigung muss schriftlich an die auf der Webseite vom Anbieter publizierte Anschrift erfolgen. Im Anschluss an die Kündigung versendet PsyFile eine Bestätigung an den Kunden und das Kundenkonto wird auf die nächstmögliche Kündigungsfrist gekündigt.
Die sofortige Auflösung des Vertrages aus wichtigem Grund bleibt den Parteien unbenommen. Ein wichtiger Grund zur sofortigen Auflösung dieses Vertrages liegt für den Anbieter insbesondere dann vor, wenn der Kunde in Konkurs fällt oder die Konkurseröffnung mangels Aktiven eingestellt wurde wenn der Kunde mit Zahlungsverpflichtungen aus diesem Vertragsverhältnis im Ausmass von mindestens einem Monatsentgelt im Verzug ist und er unter Setzung einer Nachfrist von zwei Wochen und unter Androhung der Vertragsauflösung erfolglos gemahnt wurde wenn der Kunde bei Nutzung der vertragsgegenständlichen Dienste diese AGB oder andere Vertragsbestimmungen mit dem Anbieter oder zugehörigen Dritten verletzt oder in Urheberrechte, gewerbliche Schutzrechte oder Namensrechte des Anbieters oder Dritter eingreift
bei Nutzung der vertriebenen Dienste zum Zwecke der Förderung krimineller, gesetzwidriger und ethisch bedenklicher Handlungen durch den Kunden.
1.4. Vergütung
Der Kunde verpflichtet sich, für die Nutzung der SaaS-Dienste das gemäss seinem Abonnement vereinbarte Entgelt zzgl. gesetzlicher MwSt. an den Anbieter zu bezahlen.
Der Anbieter wird dem Kunden eine Abrechnung über das vertraglich geschuldete Entgelt zukommen lassen.
Der Anbieter ist dazu berechtigt, durch schriftliche Mitteilung an den Kunden jeweils mit einer einmonatigen Frist zum nächstmöglichen Kündigungstermin eine Anpassung der Entgelte und Leistungsinhalte vorzunehmen. Gründe für eine solche Leistungsänderung sind insbesondere der technische Fortschritt und die Weiterentwicklung der Software. Will der Kunde den Vertrag nicht zu den geänderten Tarifen fortführen, ist er zur ausserordentlichen Kündigung mit einer Frist von 14 Tagen zum Änderungszeitpunkt berechtigt. Weitere Ansprüche sind ausgeschlossen.
2. Nutzungsbedingungen
2.1. Softwareüberlassung
Der Anbieter stellt dem Kunden für die Dauer dieses Vertrages die Softwarelösung “PsyFile“ in der jeweils aktuellen Version über das Internet entgeltlich zur Nutzung zur Verfügung. Zu diesem Zweck speichert der Anbieter die Software auf einem Server, der über das Internet für den Kunden erreichbar ist.
Die Beschaffung, Inbetriebhaltung und Wartung der notwendigen eigenen Infrastruktur, Hardware, Betriebssysteme und ausreichenden Internetverbindung ist Sache des Kunden.
Es liegt in der Natur der angebotenen Leistung, dass die Softwarelösung PsyFile stets weiterentwickelt und aktualisiert wird. Der Anbieter stellt dem Kunden den Zugang daher in der jeweils vorhandenen Fassung oder Version zur Verfügung. Änderungen und Weiterentwicklungen können sich auf die Systemvoraussetzungen und Kompatibilitätsanforderungen auswirken. Aufgrund der beständigen Weiterentwicklung behält sich der Anbieter das Recht vor, neue Funktionen anzubieten und/oder diese aus dem Angebot herauszunehmen oder zu ändern. Der Kunde hat daher keinen Anspruch auf Aufrechterhaltung oder Herbeiführung eines bestimmten Zustandes oder Funktionsumfangs des SaaS-Dienstes.
2.2. Nutzungsrecht
Der Anbieter räumt dem Kunden das nicht ausschliessliche und nicht übertragbare Recht ein, die Software PsyFile während der Dauer des Vertrages im Rahmen der SaaS-Dienste bestimmungsgemäss zu nutzen.
Eine Übertragung des Nutzungsrechts durch den Kunden auf Dritte ist nicht zulässig.
Der Kunde darf die Software weder vervielfältigen noch bearbeiten, sofern dies nicht in der aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website ausdrücklich erlaubt ist. Verboten ist insbesondere die auch nur vorübergehende Installation oder das Speichern der Software auf Datenträgern der vom Kunden eingesetzten Hardware.
Der Kunde ist nicht berechtigt, diese Software Dritten entgeltlich oder unentgeltlich zur Nutzung zur Verfügung zu stellen. Jede Form der Zurverfügungstellung der Software an Dritte ist dem Kunden ausdrücklich untersagt. Der Kunde verpflichtet sich, seine etwaigen Vertragsbeziehungen zu Dritten derart auszugestalten, dass eine Nutzung der Software durch Dritte ausgeschlossen ist.
Der Anbieter stellt seine Dienstleistungen nur für die vertragsgemässe Nutzung bereit. Die automatisierte Erstellung oder Anmeldung von Accounts ist nicht gestattet. Das automatisierte Einloggen ist nicht gestattet. Zur Verbindung mit den Servern dürfen ausschliesslich die offiziellen, vom Anbieter bereitgestellten Möglichkeiten verwendet werden. Der Kunde darf keinerlei andere Möglichkeiten herstellen, unterstützen, hosten, verlinken oder zur Verfügung stellen, durch welche die SaaS-Dienste von anderen Personen genutzt werden könnten.
Der Anbieter stellt dem Kunden eine Schnittstelle (API) zur Kommunikation mit Software von Drittanbietern zur Verfügung. Unbesehen von anderslautenden Zusicherungen hat der Anbieter in jedem Fall das Recht, den Zugriff auf diese Schnittstelle aus wichtigem Grund jederzeit teilweise oder ganz einzuschränken. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der Drittanbieter seine Software nicht aktuell hält, die Infrastruktur über diese Schnittstelle zu stark belastet wird, wenn der Kunde Mechanismen oder Software in Verbindung mit den SaaS-Diensten verwendet, die deren Funktion stören könnten, oder wenn Mitbewerber des Anbieters zum Schaden des Anbieters über die Schnittstelle Daten migrieren.
2.3. Daten-Hosting
Der Anbieter speichert sämtliche Daten von PsyFile in Schweizer Rechenzentren welche ein Höchstmass an Sicherheit bieten: Strikte Zutrittskontrollen und redundante Infrastruktur mit ISO-Zertifizierung.
Der Anbieter überlässt dem Kunden einen definierten Speicherplatz auf einem Server zur Speicherung seiner Daten. Sofern der Speicherplatz zur Speicherung der Daten nicht ausreichen sollte, wird der Anbieter den Kunden rechtzeitig informieren.
Der Kunde ist nicht berechtigt, diesen Speicherplatz einem Dritten teilweise oder vollständig, entgeltlich oder unentgeltlich zur Nutzung zu überlassen. Der Kunde verpflichtet sich, keine Inhalte auf dem Speicherplatz zu speichern, deren Bereitstellung, Veröffentlichung und Nutzung gegen geltendes Recht oder Vereinbarungen mit dem Anbieter oder mit Dritten verstösst.
Der Kunde bleibt in jedem Fall alleinberechtigter an den von ihm im System eingegeben Daten und kann daher vom Anbieter während der Laufzeit des Vertrages die Herausgabe einzelner oder sämtlicher Daten verlangen, ohne dass ein Zurückbehaltungsrecht des Anbieters besteht. Die Herausgabe der Daten erfolgt nach Wahl des Kunden entweder durch Übergabe von Datenträgern oder durch Übersendung über ein Datennetz. Der Kunde hat aber keinen Anspruch auf die zur Verwendung/Nutzung der Daten geeignete Software.
Nach Kündigung des Vertrages ist der Kunde noch während drei Monaten (ab Kündigungstermin) berechtigt die Herausgabe seiner Daten zu verlangen. Der Anbieter ist nicht verpflichtet, Daten des Kunden über diesen Zeitraum hinaus bei sich zu speichern, es gibt keine Aufbewahrungspflicht. Sollte ein Kunde nach Ablauf der dreimonatigen Frist die Herausgabe von Daten verlangen und sind diese beim Anbieter noch vorhanden, so gibt der Anbieter die Daten nach Bezahlung der hierfür tatsächlich anfallenden Kosten an den Kunden heraus.
3. Rechte und Pflichten von PsyFile
3.1. Support, Wartung und Fehlerbehebung
Der Anbieter wird Anfragen (per E-Mail oder telefonisch) des Kunden zur Software PsyFile innerhalb der auf der Website www.psyfile.ch veröffentlichten Geschäftszeiten so rasch wie möglich nach Eingang der jeweiligen Anfrage telefonisch oder schriftlich (per E-Mail) beantworten.
Anpassungen, Änderungen und Ergänzungen der vertragsgegenständlichen SaaS-Dienste sowie Massnahmen, die der Feststellung und Behebung von Funktionsstörungen dienen, werden nur dann zu einer vorübergehenden Unterbrechung oder Beeinträchtigung der Erreichbarkeit führen, wenn dies aus technischen Gründen geboten ist.
Die Wartung der SaaS-Dienste erfolgt grundsätzlich während den Arbeitszeiten (Montag bis Freitag 09:00 - 17:00 Uhr) mit Ausnahme der offiziellen Feier- und Ruhetage im Kanton Zürich.
Der Anbieter verpflichtet sich innerhalb der Arbeitszeiten Massnahmen zur Behebung von Störungen und Fehlfunktionen der SaaS-Dienste in Angriff zu nehmen respektive durchzuführen. Der Anbieter wird je nach Dringlichkeit auch ausserhalb dieser Zeiträume Massnahmen zur Erhaltung der guten Dienstqualität treffen, verpflichtet sich aber nicht dazu. Bei schweren Fehlern – die Nutzung der SaaS-Dienste ist nicht mehr möglich bzw. erheblich eingeschränkt – erfolgt eine Reaktion in der Regel binnen vier Arbeitsstunden ab Kenntnis oder Verständigung durch den Kunden. Der Anbieter wird den Kunden über die Fehlerbehebung rechtzeitig informieren und diese schnellst möglich durchführen.
Die angestrebte Verfügbarkeit des SaaS-Dienstes beträgt 99,5% im Jahresdurchschnitt.
Nach Beendigung der Vertragsbeziehung verpflichtet sich PsyFile die Patientendaten des Kunden zu löschen um das Risiko einer Vertraulichkeitsverletzung zu minimieren.
4. Rechte und Pflichten des Kunden
Das Angebot von PsyFile richtet sich ausschliesslich an Fachpersonen im Bereich Psychotherapie und Psychiatrie. Der Kunde sichert zu, dass er über die notwendigen Zulassungen verfügt und dass die von ihm im Rahmen des Vertragsangebots oder des Vertragsschlusses oder im Fortgang der vertraglichen Beziehungen gemachten Angaben über seine Person und sonstige vertragsrelevante Umstände vollständig und richtig sind. Der Anbieter ist nicht verpflichtet, die Angaben der Kunden zu prüfen.
Der Kunde ist verpflichtet, den unbefugten Zugriff Dritter auf die Software durch geeignete Vorkehrungen zu verhindern. Insbesondere wird der Kunde seine Mitarbeitenden anweisen, keine Vervielfältigungen der Software anzufertigen bzw. Zugangsdaten an Dritte weiterzugeben und die Urheberrechte des Anbieters strikte zu wahren.
Der Kunde ist selbst für die Eingabe und Pflege seiner zur Nutzung der SaaS-Dienste erforderlichen Daten und Informationen verantwortlich.
Der Kunde ist verpflichtet, seine Daten und Informationen vor der Eingabe auf Viren oder sonstige schädliche Komponenten zu prüfen und hierzu dem Stand der Technik entsprechende Virenschutzprogramme einzusetzen.
Falls der Kunde für die erstmalige Nutzung Benutzername und Passwort von PsyFile erhält, so ist der Kunde angehalten das Passwort sobald wie möglich zu ändern. Generell ist der Kunde aber verpflichtet das Passwort geheim zu halten und Dritten gegenüber nicht zugänglich zu machen.
Der Kunde hat den Anbieter unverzüglich von jeder unbefugten Verwendung von seinem Benutzernamen und Passwort oder anderweitigen Angriffen auf die Sicherheit zu unterrichten.
Der Kunde hat alle Massnahmen zu treffen, die nach pflichtgemässem Ermessen des Anbieters für die Wahrung oder Verbesserung der Sicherheit der Daten, der Software und der Netzwerkverbindungen erforderlich sind.
Der Kunde verpflichtet sich, bei der Eingabe von Daten und der Nutzung der SaaS-Dienste seine Verpflichtungen aus der ärztlichen Schweigepflicht und der vertraulichen Behandlung von Patientendaten immer konsequent zu erfüllen und alle seine Mitarbeitenden entsprechend zu instruieren und zu überwachen.
Der Kunde verpflichtet sich, soweit notwendig, die Einwilligung seiner Patienten und allfälliger Dritter sowie amtlicher Stellen einzuholen, um Daten im SaaS-System einzugeben und zu bearbeiten.
Die Auskunftspflicht gegenüber Patienten des Kunden bleibt allein beim Kunden. PsyFile wird nie Informationen bezüglich der gespeicherten Daten an Patienten herausgeben, vorbehalten bleibt die Herausgabe aufgrund amtlicher oder gerichtlicher Anordnungen. Diesfalls kontaktiert PsyFile vorgängig den Kunden und kündigt ihm die Herausgabe an.
5. Datenschutzbestimmungen
5.1. Datenschutzrichtlinien
Mit der Akzeptierung der vorliegenden AGB erklärt der Kunde gleichzeitig sein Einverständnis zu den Datenschutzrichtlinien von PsyFile. Die Datenschutzrichtlinien sind stets in neuster Fassung auf der Webseite www.psyfile.ch aufgeschaltet. Der Kunde erklärt, die Datenschutzrichtlinien zu kennen.
5.2. Daten-Integrität
Die Personendaten, die in PsyFile bearbeitet werden, gehören zur Kategorie der besonders schützenswerten Daten. Details über den Gesundheitszustand sind äusserst vertraulich und der Umgang mit diesen Daten muss entsprechend verantwortungsbewusst geschehen. PsyFile setzt daher verschiedene Sicherheitsmechanismen ein.
Der Anbieter verpflichtet sich, keinerlei Daten von Kunden, Patienten, Krankheitsgeschichten und anderen damit verbundenen Daten in irgendeiner Form an Drittpersonen weiterzugeben oder zugänglich zu machen. Eine Herausgabe oder Zugänglichmachung der Daten kann jedoch an Vertragspartner des Kunden oder des jeweiligen Patienten erfolgen, soweit der Kunde oder der Patient die entsprechende Zustimmung erteilt oder der Vertragspartner die Zustimmung nachweist.
Sämtliche Mitarbeiter von PsyFile unterstehen der Schweige- und Sorgfaltspflicht. Vorbehalten bleibt die Information oder Datenherausgabe aufgrund amtlicher oder gerichtlicher Anordnungen.
Um die Weiterentwicklung der Applikation PsyFile zu gewährleisten, können Daten kurzfristig gespeichert und anonymisiert ausgewertet werden.
5.3. Geheimhaltung
Der Anbieter verpflichtet sich, über alle ihm im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Erfüllung dieses Vertrages zur Kenntnis gelangten vertraulichen Vorgänge, insbesondere Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse des Kunden, Stillschweigen zu bewahren und diese Informationen ohne Ermächtigung des Kunden nicht an aussenstehende Dritte weiterzugeben. Dies gilt gegenüber jeglichen unbefugten Dritten, sofern die Weitergabe von Informationen nicht zur ordnungsgemässen Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen des Anbieters erforderlich ist.
5.4. Datenverschlüsselung
Die Kommunikation zwischen dem Browser des Kunden sowie der Applikation PsyFile wird über eine sichere SSL-Verbindung mit digitalem Public-Key-Zertifikat sichergestellt.
5.5. Datensicherung/Backups
Der Anbieter respektive sein Hostingpartner führt täglich Datensicherungen sämtlicher Daten durch und stellt – soweit nach dem Stand der Technik durch angemessene Massnahmen möglich – sicher, dass diese auch bei einem Hardwareausfall wiederhergestellt werden können.
6. Gewährleistung und Haftung
Der Anbieter beachtet bei der Erbringung seiner SaaS-Dienstleistungen die gehörige Sorgfalt. Er gewährleistet jedoch weder die fehlerfreie noch die unterbruchfreie Erbringung seiner Dienstleistungen. Eine Mangelhaftigkeit, die den Kunden zur Geltendmachung von Mängel-ansprüchen berechtigt, besteht nur, wenn die Nutzung schwer und nachhaltig gestört ist und die Mängel durch den Kunden aussagekräftig dokumentiert wurden. Von der Gewährleistung ausgeschlossen sind grundsätzlich solche Fehler, die durch äussere Einflüsse, von den Kunden zu vertretende Bedienungsfehler, höhere Gewalt oder nicht vom Anbieter durchgeführte Änderungen oder sonstige Manipulationen entstehen.
Der Kunde haftet für jede nicht vertragsgemässe Nutzung der Dienste. Der Kunde verpflichtet sich, den Anbieter von allen Ansprüchen Dritter, die auf den von ihm gespeicherten Daten beruhen, freizustellen und dem Anbieter sämtliche Kosten zu ersetzen, die diesem wegen möglicher Rechtsverletzungen entstehen.
Der Anbieter ist zur sofortigen Sperre des Speicherplatzes berechtigt (aber nicht verpflichtet), wenn der begründete Verdacht besteht, dass die gespeicherten Daten rechtswidrig sind und/oder Rechte Dritter verletzen. Ein begründeter Verdacht für eine Rechtswidrigkeit und/oder eine Rechtsverletzung liegt insbesondere dann vor, wenn Gerichte, Behörden und/oder sonstige Dritte den Anbieter davon in Kenntnis setzen. Der Anbieter hat den Kunden von der Entfernung und dem Grund dafür unverzüglich zu verständigen. Die Sperre ist aufzuheben, sobald der Verdacht vollumfänglich entkräftet ist.
Im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen schliesst der Anbieter jegliche Haftung gegenüber dem Kunden (oder jedem Dritten) insbesondere für die Erfüllung seiner vertraglichen und ausservertraglichen Pflichten aus (einschliesslich für Fahrlässigkeit). Der Anbieter übernimmt keinerlei Haftung für direkte oder indirekte Schäden und Verluste, für den Verlust von Daten oder für entgangenen Gewinn. Dieser Haftungsausschluss gilt auch für den Schaden der direkt oder indirekt durch die Nutzung der Software PsyFile entsteht. Diese Haftungsausschlüsse bzw. -beschränkungen gelten auch im Hinblick auf die Haftung der Organe, Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters, was deren persönliche Haftung betrifft.
In allen Fällen, unabhängig von der Haftungsgrundlage, ist die Haftung des Anbieters auf den Betrag der monatlichen Zugangsgebühren in den letzten zwölf Monaten vor Entstehung des Schadens beschränkt.
7. Schlussbestimmungen
7.1. Immaterialgüterrechte
Alle Immaterialgüterrechte an den Dienstleistungen, der Software PsyFile, der Webseite und der Dokumentation über die Dienstleistungen stehen und verbleiben im Eigentum des Anbieters.
7.2. Mitteilungen
Sämtliche Mitteilungen sind schriftlich an die auf der Webseite des Anbieters angegebene Adresse zu richten. Die Sendung via E-Mail genügt dem Schriftlichkeitserfordernis. Mitteilungen des Anbieters an die vom Kunden bei der Registrierung angegebene E-Mailadresse gelten als schriftliche Mitteilung.
Allfällige Adressänderungen sind dem anderen Vertragspartner unverzüglich bekannt zu geben.
7.3. Teilnichtigkeit
Sollte sich eine oder mehrere Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen für nichtig oder ungültig erweisen, tangiert dies die restlichen Bestimmungen nicht; Diese bleiben unverändert bestehen und behalten ihre Gültigkeit. Die nichtige(n) Bestimmung(en) ist (sind) durch möglichst wirtschaftlich gleichwertige, rechtmässige Bestimmungen zu ersetzen.
7.4. Rechtswahl und Gerichtsstand
Die Parteien bemühen sich, allfällige Streitigkeiten, die sich aus der Umsetzung dieses Vertrages ergeben, auf gütlichem Wege beizulegen.
Der Vertrag zwischen PSYFILE Schweiz AG und dem Kunden untersteht materiellem schweizerischem Rechtunter Ausschluss der Regelungen des internationalen Privatrechts (IPR) sowie des UN-Kaufrechts (CISG).
Ausschliesslicher Gerichtsstand ist Zürich. Alternativ ist der Anbieter berechtigt, den Kunden an dessen Domizil zu belangen.
Zürich, 25. Mai 2018
Psyfile ist ein Internetdienst von:
PSYFILE Schweiz AG, Schanzeneggstrasse 1, 8002 Zürich, Schweiz