Bisherige Software Erweiterungen und Updates

07.04.2021

  • Geburtsdatum neu optional: Das bisherige Pflichtfeld wird neu ein optionales Feld. Ein Platzhalter ist damit nicht weiter nötig. Das Geburtsdatum kann je nach Abrechnungsweg oder Kostenträgerschaft aber weiterhin vorausgesetzt sein.
  • Reihenfolge für eigene Tarife und Anamnese-Titel: Unter Praxisadministration > Tarife & Listen > Kann die Reihenfolge von eigenen Tarifen und Anamnese-Titeln sortiert werden, sodass diese auch bei der Erfassung entsprechend angezeigt wird.
  • Kommentar auf Rechnung PDF: Bisher wurden Kommentare pro Leistung nur auf dem Rückforderungsbeleg oder innerhalb der Applikation angezeigt. Neu werden Kommentare bei den betreffenden Leistungen auch auf dem Rechnungs-PDF Seite 1 automatisch als separate Zeile angezeigt.

24.02.2021

  • Divisor Gruppenbehandlungen: Die Funktion zur Aufteilung der Kosten auf mehrere Teilnehmende bei Gruppenveranstaltungen steht nun auch für Eigene Tarife zur Verfügung (wie bisher bei BSV-Tarif 582.3). Welcher Eigene Tarif dafür eingesetzt werden kann, ist selber für jede Praxis einstellbar unter Praxisadministration > Tarife & Listen > Eigene Tarife > Im Tarif die Checkbox "Gruppenbehandlung möglich" auswählen. Dadurch erscheint neuerdings bei der Leistungserfassung das Zusatzfeld "Gruppenbehandlung Anzahl Teilnehmende" für die Verteilung.
  • Versicherungen Zeitabschnitte: Abgelaufene Versicherungen können mit jeweils geltenden Zeitabschnitten im Klientendossier > Stammdaten übersichtlich beibehalten und in der Leistungserfassung auch für vergangene Leistungen termingerecht eingesetzt werden.
  • PLZ Validierung: Zusätzliche Validierung des Feldes Postleitzahl bei Adressen. Felder mit bestehenden formal ungültigen Informationen sind möglicherweise zu korrigieren.

21.10.2020

Anleitung zur Einrichtung des QR-Systems

Es gibt im Allgemeinen verschiedene Wege zur Einrichtung des QR-Systems. Die Anleitung für Psyfile gilt einerseits für Kunden aller Schweizer Banken sowie für Kunden von Postfinance und entspricht im Vorgehen den Empfehlungen von uns und den Finanzinstituten.

Grundlagen und FAQ:

Mit Ausnahme des unten aufgeführten Punkt 02 ist bei Kunden von Postfinance das gleiche Vorgehen wie bei den anderen Banken anwendbar.

Für die Nutzung von QR-Rechnungen wird in der Regel ein Geschäftsbankkonto vorausgesetzt, für Privatbankkonten stehen die Funktionen bei einigen Instituten nicht zur Verfügung.

Für den Ausdruck mit eigenem Drucker ist, im Gegensatz zum bisherigen Verfahren des orangen Einzahlungsscheins, der Einsatz von perforiertem Spezialpapier mit QR-Rechnungen gemäss unserer Überprüfung nicht mehr zwingend nötig.

Von der Post wäre es für Einzahlungen am Postschalter zwar weiterhin erwünscht, gemäss unseren Abklärungen entfallen aber die Zusatzkosten, die bisher für eine manuelle Verarbeitung veranschlagt wurden, wenn Einzahlungen auf Normalpapier ohne Perforation erfolgen. Die Entscheidung zu Ihrem Vorgehen, ob mit oder ohne Spezialpapier, liegt bei Ihnen als Rechnungssteller.

In Psyfile bereits fakturierte Rechnungen, die Sie noch nicht mit Zahlungseingängen abgeglichen haben, können Sie weiterhin auch mit den bishergen Dateiformaten abgleichen. Dies auch, wenn Sie bereits auf die QR-Rechnung umgestellt haben.

Das frühere System von roten und orangen Einzahlungsscheinen läuft gemäss unserer Einschätzung mindestens noch zwei Jahre parallel weiter. Wir empfehlen trotzdem allen Psyfile-Kunden die baldige Umstellung auf die QR-Rechnung vorzunehmen. Nutzen Sie die kostenlosen Vorteile und Effizienzgewinne für sich und Ihre Rechnungsempfänger.


Zum Vorgehen:

01 QR-IBAN anstelle IBAN einsetzen

Eventuell bereits verfügbar, von der Bank per Briefpost erhalten oder in Ihrem Online Banking unter Kontodetails abrufbar. Ansonsten die «QR-IBAN» bei der Bank beantragen (am einfachsten über eine schriftliche Mitteilung direkt in Ihrem Online Banking an Ihre Bankberaterin oder Ihren Bankberater).

02 ESR-Kundenidentifikation einsetzen (6-stellige Nummer, bei Banken optional, bei Postfinance keine Verwendung)

Falls bereits verfügbar vom bisherigen ESR-System (Oranger Einzahlungsschein), kann diese unverändert weiter genutzt werden. Ansonsten die «6-stellige ESR-Kundenidentifikation» bei der Bank neu beantragen. Bei Banken empfohlen, bei Postfinance-Konten nicht verfügbar.

03 Dateiformat CAMT.054 für Zahlungsabgleich nutzen

Damit Sie die eingehenden Zahlungen auf Ihrem Bankkonto mit in Psyfile erstellten Rechnungen am effizientesten abgleichen können, stellen Sie auf das neue Dateiformat «CAMT.054» für den Zahlungsabgleich um. Bitte bei der Bank aktivieren lassen, damit dieses Dateiformat in Ihrem Online Banking zur Verfügung gestellt wird.

04 QR-IBAN und ESR-Kundenidentifikation in Psyfile eintragen

Wenn Sie die Angaben aus den Punkten 01 und 02 beisammen haben, tragen Sie diese in Psyfile ein unter Praxisadministration > Stammdaten > Bankverbindung.

Sie können auch ein neues, separates Bankkonto in Psyfile erfassen und das bisher genutzte Bankkonto in Psyfile auf diese Weise unberührt lassen, bis Ihre Umstellung auf die QR-Rechnung komplett abgeschlossen ist.

05 Druckpositionierung auf Einzahlungsschein überprüfen

Falls Sie Rechnungen in der Praxis selber ausdrucken, können Sie die korrekte Positionierung/Druckgrösse mit Ihren Druckeinstellungen sicherstellen.

Gehen Sie dazu in Psyfile auf Verrechnung > Einstellungen > Positionierung Druck auf Einzahlungsschein. Dort finden Sie unten den Button «Test Einzahlungsschein herunterladen». Drucken Sie dieses PDF mit dem Praxisdrucker mit Druckgrösse 100% aus.

Überprüfen Sie auf dem Ausdruck, vorallem am Papierrand, ob alle Informationen des Einzahlungsscheines vollständig aufgedruckt sind und ob die quadratische QR-Grafik (mit Schweizerkreuz in der Mitte) Seitenlängen von genau 46 mm aufweist.

Falls die Seitenlängen bei der QR-Grafik andere Längen aufweisen, stellen Sie die Skalierung auf weniger oder mehr Prozent der Druckskala ein. Sollte am Papierrand ein Teil der Informationen des Einzahlungsscheins abgeschnitten sein, können Sie in Psyfile die einzelnen Felder für die Positionierung verschieben, in dem Sie die Werte in den Einstellungen in Psyfile anpassen.

Wenn alles stimmt, diese Einstellungen speichern.

06 Checkliste oder Vorgaben Ihrer Bank bezüglich Testrechnungen beachten

Bei einigen Banken wird mit den neuen QR-Rechnungen vor dem ersten effektiven Versand der Rechnungen an Klienten neuerdings nicht mehr verlangt, zuerst Testrechnungen zur Kontrolle an die Bank zu schicken. Andere Banken setzen diese Tests aber auch mit QR-Rechnungen weiterhin voraus, um den korrekten Ablauf sicherzustellen. Beachten Sie bitte die Angaben Ihrer Bank.

07 Wenn Punkte 01-06 erfüllt sind

Dann können Sie nun beginnen, mit der neuen QR-Rechnung Ihre Leistungen an Klienten zu verrechnen.


Bei Fragen oder Unklarheiten stehen wir gerne zur Verfügung.

29.09.2020

  • QR-Rechnung verfügbar: Das neue Verfahren für die Rechnungsabwicklung bringt zahlreiche Vorteile und löst die bisherigen orangen und roten Einzahlungsscheine ab. Ihre aktuellen Einstellungen können Sie aber weiterhin verwenden, bis auf Weiteres ist die Umstellung auf das QR-Verfahren optional.
    Wir empfehlen dennoch allen Kunden, innert der nächsten Monate auf die QR-Rechnung umzustellen. Für das optimale Vorgehen zur Umstellung erhalten Sie von uns noch separate Informationen.
  • Alle Rechnungen pro Stufe verfügbar: Bisher konnten Sie von einer Rechnung oder Mahnung in Psyfile die letzte Stufe selber abrufen. Neuerdings können Sie für jede einzelne Rechnungs- und Mahnstufe ebenfalls selber direkt das PDF herunterladen. Dies geschieht über das gleiche bestehende Symbol zum Herunterladen, nun mit zusätzlicher Auswahl der gewünschten Stufe.
  • Nach Telefonnummer suchen: Das Verzeichnis der Klienten und das Adressbuch sind zusätzlich durchsuchbar nach einer Telefonnummer oder Teilen davon.
  • Anrede von Kontakten erweitert: Bei Kontakten im Klientendossier stehen neben den bisherigen Anreden Herr, Frau und Firma zusätzlich auch Herr und Frau, Familie, Divers und Andere zur Verfügung.
    Die Erweiterung der Anrede wäre bei Klientinnen und Klienten als Patienten gerade für Divers selbstverständlich ebenfalls wünschenswert, jedoch ist dies aufgrund der allgemeinen Vorgaben der Schnittstelle für die Abrechnung via MediData technisch leider nicht möglich (die Anrede ist bei Klienten ein Pflichtfeld und es stehen ausschliesslich Herr oder Frau zur Verfügung).
  • Kontakte als Rechnungsempfänger: Bisher konnten Kontakte im Klientendossier bei der Beziehung des Kontakts bereits als "Gesetzlicher Vertreter" markiert und damit als Empfänger von Rechnungen eingesetzt werden. Diese Anwendung wird in Psyfile dahingehend ausgebaut, dass ein Kontakt generell als Rechnungsempfänger für die zugehörige Klientin oder den Klienten genutzt werden kann.
  • Massnahmen COVID-19 aufgehoben: Die COVID-19-Verordnung 2 vom 13. März 2020, die als Grundlage für die Kostenübernahme ambulanter Leistungen auf räumliche Distanz während der Pandemie diente, gilt seit dem 22. Juni 2020 nicht mehr. Die zwischenzeitlich aufgehobenen Limitationen bei der Anwendung der betreffenden Tarmed-Tarife werden in Psyfile nun wieder eingesetzt.

08.06.2019

  • Rechnungslayout bei BSV-Tarifen optimiert: Um neuen Anforderungen der SVA gerecht zu werden, wird auf allen Rechnungen, die gemäss Tarifvertrag der Psychologenverbände mit dem Bundesamt für Sozialversicherungen, an die Invalidenversicherungen, Unfallversicherungen, Militärversicherungen gestellt werden, das Layout leicht angepasst:
    Neu wird die Menge einer Minuten-Leistung nicht mehr in Minuten, sondern in Einheiten dargestellt (z.B. 15 Min. = Anzahl 1). Und der CHF-Ansatz pro Einheit wird als separate Spalte ausgewiesen.
    Bei der Leistungserfassung ändert sich für die BenutzerInnen dadurch nichts. Sie können eine Leistung, die pro 15 Min. abgerechnet wird, weiterhin in Minuten erfassen und Psyfile macht die Umrechnung in Einheiten automatisch.
  • Automatisierung Onboarding: Ab nächster Woche werden Neukunden und Interessenten auf unserer Website das Psyfile-Testkonto eigenständig aktivieren können.

29.04.2020

  • Abrechnungsdaten archivierte Klienten: Neuerdings werden von Klienten, deren Dossiers sich im Archiv befinden, die Daten in den allgemeinen Übersichtslisten der Leistungen und Rechnungen ebenfalls angezeigt und können in Excel exportiert werden.
  • Psyfile System Update: Die eigene Infrastruktur von Psyfile wird im Hintergrund erneurt und bleibt damit auch für die Entwicklungen der Zukunft aktuell.

19.12.2019

  • Für psychiatrische Praxen: Als zusätzliches Modul buchbar kann neuerdings der Abgleich von Versichertenkarten mit einer Schnittstelle zu Covercard/OFAC (www.covercard.ch) durchgeführt werden, wahlweise mit oder ohne externem Kartenlesegerät. Das Kartenlesegerät und das zusätzliche Modul können über den Psyfile Support bezogen werden.

  • Für psychologische Praxen: Erweiterungen zur Abrechnung mit Tarifen 582 mit IV, Suva, Militärversicherung gemäss Vereinbarung zwischen dem Bundesamt für Sozialversicherungen und den Berufsverbänden.
    > In der Leistungserfassung durch psychologische PsychotherapeutInnen stehen als Zahler Typ zusätzlich die Versicherer zur Auswahl.
    > Leistungen an IV, Suva, Militärversicherung sind nicht mehr via "Alternative Zahlstelle" zu erfassen, sondern sind bei KlientInnen in deren Stammdaten mit dem betreffenden "Versicherer" mit Vergütungssystem "Tiers payant" als Kostenträger auszuwählen.
    > Die entsprechenden Tarife sind als "BSV-Tarife 582" hinterlegt und werden bei der Leistung auf diese Weise korrekt erfasst.
    > Der Psyfile Support steht Ihnen bei der Einrichtung und zur Kontrolle der Rechnungen gerne zur Verfügung.

  • Abrechnung mit IV, Suva, Militärversicherung: Die jeweils relevanten Felder wie Verfügungsnummer, Fallnummer, Falldatum etc. werden bei der Hinterlegung des Versicherers bei den Stammdaten der KlientInnen eingetragen und dadurch in den Rechnungen (via PDF und via MediData) entsprechend aufgeführt. Die NIF-Nummer für die Abrechnung mit IV-Stellen wird bei Praxisadministration > Team > Mitglied verwaltet.

  • Mengenangaben auf PDF-Rechnungen: In der Liste der Leistungen werden die einzelnen Mengen nun auch im PDF angezeigt.

  • Neues Icon für Befehl "Verrechnen": Das bisherige Icon der Zahlkarte wird ersetzt mit dem neuen Icon das Münzen zeigt.

07.11.2019

  • Erweiterung VVG: Bei der Leistungserfassung werden die zur Auswahl stehenden Versicherungsgesetze ergänzt mit VVG (Versicherungsvertragsgesetz). Zudem wird die Auswahl des Gesetzes (VVG, KVG, IVG, UVG, MVG) neu auch bei BenutzerInnen freigeschaltet, die nicht über Tarmed-Tarife abrechnen. Damit wird für psychologische PsychotherapeutInnen, die mit Selbstzahlern abrechnen, das anzuwendende Gesetz richtig präzisiert.
    > Aktuell offene, verrechenbare Leistungen die davon betroffen sind, werden während dem Wartungsfenster durch Psyfile für Sie angepasst. Auf ältere Leistungen oder Rechnungen haben die Änderungen keinen Einfluss.
  • Positionierung Druck Einzahlungsscheine: Die Einstellungen zur Bedruckung von Einzahlungsscheinen werden umfangreich ausgebaut, damit die Vorgaben der Banken/Postfinance mit jedem Druckergerät genau eingehalten werden können und die Einrichtung noch effizienter funktioniert.

01.10.2019

  • Mehr Geschwindigkeit: Die Kapazitäten der Server wurden erhöht, dadurch läuft Psyfile noch schneller. Bei jedem Klick ist die verbesserte Reaktionszeit spürbar.
  • Gleiche Sicherheit: Die Übermittlung der Daten zwischen Ihrem Browser und den Servern von Psyfile läuft immer über SSL-Verschlüsselung. Der Hinweis auf die verschlüsselte Datenverbindung wird in der Adresszeile Ihres Browsers nicht mehr als grünes Schloss, sondern bei den meisten Browsern neuerdings als graues Schloss angezeigt. Grund für die Änderung ist, weil das grüne Symbol zur aktiven SSL-Verbindung im Allgemeinen durch das graue Schloss abgelöst wird. Die Verschlüsselung der Datenverbindung bleibt davon unberührt gewährleistet, die Verbindung mit Psyfile ist überhaupt nur verschlüsselt möglich.

29.08.2019

  • Tarmed-Leistungen ohne Versicherung: Bei der Abrechnung von Tarmed-Tarifen wird der bisherige Zwang zur Auswahl einer Versicherung korrigiert. Bei der Erfassung einer Leistung wird das anzuwendende Gesetz (KVG, IVG, UVG, MVG) zur Bestimmung des genauen Tarifbetrages damit unabhängig von einer Versicherung gewählt. Insbesondere bei der Verrechnung mit Tiers garant und Ausdruck der Rechnung innerhalb der Praxis entfällt somit die nicht notwendige Hinterlegung einer Versicherung beim Klienten.
  • Sitzungs-Nummern: Neuerdings können Leistungen in Sitzungen gebündelt werden. Damit wird die Basis geschaffen, um in einem nächsten Schritt die automatische Kontrolle von verrechenbaren Maximal-Mengen mit Validierungen bei der Abrechnung über Tarmed-Tarife weiter auszubauen.

21.07.2019

  • Feedback-Tool: Feedback einreichen direkt in der Applikation, für Problem-Meldungen und neue Ideen. Mit dem Feedback-Tool kann optional ein Bild der eigenen Ansicht mitgeschickt werden und es werden relevante Angaben zum Browser gespeichert. Problemlösungen werden damit einfacher und die Daten bleiben zu jeder Zeit auf dem Psyfile-Server, ohne dass eine Drittsoftware Zugriff erhält.
  • Für PsychologInnen: Mit einem Upgrade des Psyfile-Kontos steht der Druck- und Versand-Service von MediData neu auch psychologischen Praxen zur Verfügung. Pro Versand einer Rechnung oder Mahnung per A-Post betragen die Kosten von MediData CHF 1.35, neben den zusätzlichen Kosten für die Anbindung von Psyfile. Interessierte Kunden kontaktieren für eine Beratung bitte den Psyfile Support.
  • Für PsychiaterInnen I: Abrechnung von Notfall-Tarifen wird eingeführt, mit prozentualen Zuschlägen und den dazugehörenden Pauschalen.
  • Für PsychiaterInnen II: Auch praktische Ärztinnen und Ärzte können mit dem reduzierten Faktor von 0.93 abrechnen.
  • E-Mail für Login: Bei der Anmeldung zur Applikation wird der bisherige Benutzername bald mit der E-Mail-Adresse abgelöst. Melden Sie sich am besten ab heute nur noch mit Ihrer E-Mail als Benutzernamen an.

28.01.2019

  • Verrechnung I: Neu werden fertig ausgefüllte Rückforderungsbelege als zusätzliche Seite in den PDF-Rechnungen erstellt. Damit ist z.B. die Verrechnung nach Tiers garant mit Patienten der Grundversicherung möglich, ohne dass die Schnittstelle zu MediData eingesetzt werden muss. Ob bei Rechnungen jeweils Rückforderungsbelege generiert werden sollen, kann für die Praxis eingestellt werden: Verrechnung > Einstellungen
  • Verrechnung II: Bei den im Rechnungs-PDF ausgelieferten Einzahlungscheinen wird die rote bzw. orangene Grafik im Hintergrund ausgeblendet, weil die Verarbeitung von selber gedruckten Einzahlungsscheinen ohne Perforierung am Postschalter nicht mehr sichergestellt wird. Stattdessen sind im PDF die Informationen des Einzahlungsscheines jetzt so positioniert, dass diese auf Papier mit vorgedruckten/perforierten Einzahlungsscheinen ausgedruckt werden können. Wenn Sie Einzahlungsscheine auf diese Weise selber bedrucken möchten, empfehlen wir das PDF mit Adobe Acrobat zu öffnen und die Druckgrösse auf "Tatsächliche Grösse" oder "Grösse 100%" festzulegen. Die optimale Platzierung hängt von ihrem Druckgerät und den lokalen Einstellungen ab. Wir empfehlen deshalb auch bei der Einrichtung mit einem eigens gedruckten Einzahlungsschein eine Test-Einzahlung am Postschalter vorzunehmen. Damit kann dem Entstehen von allfälligen Bankspesen durch manuelle Verarbeitung am Postschalter vorgebeugt werden.
  • Timout Login-Session: Die Frist für die automatische Abmeldung bei Nicht-Aktivität während der Benutzung von PsyFile wurde auf 4 Stunden erhöht (bisher 1.5 Stunden).

06.11.2018

  • Erste IV-Formulare stehen als Export zur Verfügung unter Klient > Dokumente > Export (Anmeldung für Erwachsene zur Hilflosenentschädigung / Verlaufsbericht zur Revision der Leistungen bei Erwachsenen).
    > Für optimale Nutzung öffnen Sie die PDF-Formulare mit Adobe Acrobat
  • Vereinfachung I - betrifft nur Benutzerinnen ohne MediData: In den Übersichten der Leistungen und der Rechnungen zeigt der Status-Balken bei Benutzer ohne MediData-Anbindung nur noch die effektiv anwendbaren Status an (die beiden Filter für Zurückgewiesen und Ausstehend entfallen).
  • Vereinfachung II: Die Adressteile der Praxis und der Benutzer werden nur noch in der Praxisadministration für die Praxis einheitlich erfasst. Bei der Erfassung von Team-Mitgliedern und im Benutzer-Profil werden die entsprechenden Felder nicht mehr angezeigt.
  • Der Kalender steht in einer funktionsfähigen Beta-Version zur Verfügung. Damit lassen sich Termine mit Klientinnen und/oder mit Kollegen innerhalb der Praxis organisieren und die Dossiers der Klientinnen sind mit den Terminen verknüpft. Vorerst umfasst dies innerhalb PsyFile die Basis-Funktionen der Terminverwaltung. In nächsten Schritten werden automatische Erinnerungen hinzukommen und auch die Synchronisation z.B. mit iCalendar, Google Kalender und Outlook ist geplant.
    > Interessierte Benutzer die den Kalender als Beta anfangen wollen zu nutzen und sich damit als Pioniere in der abschliessenden Entwicklung engagieren möchten, teilen dies bitte dem PsyFile Support mit.

02.10.2018

  • Beim Journaleintrag kann ein Dokument verknüpft oder dazu hochgeladen werden. Damit wird z.B. eine Handnotiz oder eine Zeichnung pro Journaleintrag abgelegt.
  • Klienten, Kontakte und andere Adressen können als Excel-Liste exportiert werden. Bei den Klienten umfasst dieser Export die wichtigsten Personalien.
  • Eine Firma kann auch innerhalb des Klientendossiers als Kontakt hinzugefügt werden. Das funktionierte bisher lediglich über das Modul Adressen.
  • Im Klientendossier unter Dokumente > Exporte stehen mit dem Begleitschreiben an Klient und Begleitschreiben an Kontakt zwei weitere Vorlagen für die Korrespondenz zur Verfügung.

14.08.2018

  • Fakturierte Rechnungen und eingehende Zahlungen können mit ESR-Files aus dem E-Banking automatisiert abgeglichen werden
  • Wenn eine Rechnung storniert wird, können optional die darin enthaltenen Leistungen beibehalten und direkt neu verrechnet werden
  • Bei allen Icons wird textlich beschrieben, was der Klick darauf auslöst (erscheint nach kurzer Verzögerung, wenn der Mauszeiger über ein Icon gehalten wird)
  • Suchfunktion nach Textinhalten funktioniert auch mit Umlauten
  • Beim Schliessen von Formularen, in denen sich noch ungespeicherte Inhalte oder Änderungen befinden, erfolgt eine Warnmeldung mit der Nachfrage, ob diese Inhalte wirklich gelöscht werden sollen
  • Die Liste der Anamnese-Titel kann pro Praxis selber geändert und erweitert werden (zu finden nach dem Update unter Praxis-Administration > Kataloge > Anamnese-Titel)

Demo-Termin vereinbaren Jetzt 60 Tage kostenlos testen